Des journées rappelées, des kilomètres déclarés
Pour chaque journée où il y a eu des visites, l'écran propose une estimation de la distance entre les rendez-vous. Elle sert d'aide-mémoire : c'est le compteur du véhicule qui fait foi, et c'est le commercial qui déclare.
L'indemnité au barème, cumul annuel compris
Le barème kilométrique dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue dans l'année : le montant d'un mois dépend donc de ce qui a déjà été roulé. Winapilot tient ce cumul, applique la majoration prévue pour les véhicules électriques, et renvoie vers le texte officiel et le simulateur des impôts.
Les notes de frais : repas, péage, train, taxi, hôtel
Tout ce qu'un déplacement coûte en dehors des kilomètres se déclare au même endroit. Le commercial photographie son reçu avec son téléphone, choisit la catégorie et saisit le montant ; la photo est réduite avant l'envoi, pour passer même avec peu de réseau. Un PDF — facture d'hôtel, billet de train — se joint tel quel.
La direction règle les catégories une fois pour toute la société : lesquelles existent, lesquelles sont au forfait (un montant fixe à chaque fois, sans reçu — pratique pour le repas) ou au réel, avec ou sans plafond, et lesquelles exigent un justificatif. Au-delà du plafond, seul le plafond est remboursé, et le commercial le voit. Chaque dépense est ensuite validée ou refusée, avec le motif du refus. En fin de mois, le total validé par commercial et l'export pour la comptabilité sont prêts.
Winapilot ne propose aucun montant de forfait : ceux qui sont admis en franchise de cotisations changent chaque année, et c'est avec son comptable que l'entreprise fixe les siens.
Un historique qui ne se réécrit pas
Chaque journée déclarée garde le régime sous lequel elle l'a été. Si un commercial passe en voiture de fonction en juin, ses indemnités de janvier à mai ne bougent pas : le nouveau réglage vaut à partir du mois en cours. Et comme le barème se lit sur le cumul annuel, seuls les kilomètres effectivement indemnisés entrent dans ce cumul — ceux qui sont simplement suivis n'y comptent pas.
Voiture de fonction, carte carburant : à chaque commercial son régime
La direction règle la situation de chacun sur sa fiche : véhicule personnel ou voiture de fonction, carte carburant de la société et sa référence, kilomètres indemnisés, simplement suivis, ou non déclarés. L'écran du commercial s'y adapte.
Deux garde-fous sont intégrés. Une voiture de fonction ne donne pas lieu à indemnité kilométrique : le barème concerne l'usage d'un véhicule personnel. Et comme le barème couvre déjà le carburant, cumuler carte carburant et barème complet est signalé à la direction, à charge pour elle de trancher avec son comptable.
Questions fréquentes
- Comment sont calculées les indemnités kilométriques d'un commercial ?
- Avec le barème kilométrique publié par l'administration fiscale : il dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres professionnels parcourus dans l'année, par tranches. Il couvre notamment la dépréciation du véhicule, l'entretien, les pneumatiques, le carburant et l'assurance.
- Un commercial en voiture de fonction a-t-il droit aux indemnités kilométriques ?
- Le barème kilométrique vise les véhicules dont le salarié ou un membre de son foyer est propriétaire. Avec une voiture de fonction, Winapilot permet de suivre les kilomètres sans calculer d'indemnité.
- Peut-on gérer les repas, les péages et les transports, pas seulement les kilomètres ?
- Oui. Les notes de frais couvrent le repas, le péage, le stationnement, le train, le taxi, l'avion, l'hébergement et toute catégorie que la direction ajoute. Chaque catégorie est au forfait ou au réel, avec ou sans plafond, avec ou sans justificatif obligatoire.
- Un agent commercial indépendant a-t-il des notes de frais ?
- C'est la direction qui décide, commercial par commercial : les frais peuvent être remboursés sur note de frais, ou laissés à la charge de l'intéressé, comme c'est l'usage pour un agent commercial indépendant.
- Winapilot remplace-t-il l'avis d'un comptable ?
- Non. Winapilot tient le compte, applique le barème kilométrique et les forfaits que vous avez fixés ; le traitement social et fiscal des remboursements reste à valider avec votre expert-comptable.